Le 10 mosse per migliorare la programmazione e il controllo dei flussi di cassa in azienda: gli strumenti

Ti ho spiegato perché è fondamentale per qualsiasi azienda, implementare un processo strutturato per migliorare i flussi di cassa e ti ho descritto qual è secondo me la prima regola basilare da seguire, ovvero rimuovere tutte le possibili resistenze al cambiamento. In questo articolo ti voglio spiegare come anche tu puoi utilizzare i giusti strumenti per migliorare la programmazione e il controllo dei flussi di cassa della tua PMI, attraverso le 10 mosse fondamentali.

Le linee guida e gli strumenti per programmare i flussi di cassa

La metodologia che ti descrivo è il frutto di progetti che ho realizzato personalmente in tantissime PMI, di diverse dimensioni e appartenenti ai più disparati settori. È quindi una metodologia testata sul campo, e che puoi applicare anche tu a partire da oggi.

Questa metodologia consiste in 10 mosse, che per comodità dividerò in 3 categorie:

1. l’organizzazione
2. gli strumenti 
3. l’esecuzione

Progettare, innovare e certificare l’affidabilità delle informazioni

Mossa n°5: progettare la reportistica di programmazione e controllo finanziario

Oltre ai flussi di attività e agli aspetti organizzativi in generale, un cambiamento dei processi di programmazione e controllo dei flussi di cassa dovrà prevedere necessariamente un cambiamento della reportistica utilizzata, oppure la progettazione ex-novo dei report, che in linea generale deve includere:

• stato della cassa e della situazione banche
• situazione dei crediti commerciali e sulla previsione degli incassi
• situazione dei debiti commerciali e sulla previsione dei pagamenti
• un report sulle previsioni di entrate e uscite di cassa a breve e a medio termine

In sede di progettazione della reportistica è opportuno tenere presente che l’obiettivo principale è quello di “fornire le informazioni giuste alle persone giuste nel momento giusto”.

Diventano quindi in tal senso fondamentali tre aspetti chiave: l’affidabilità, la capacità analitica e la tempestività delle informazioni utilizzate come input e prodotte come output. Se l’azienda ritiene che nella situazione di partenza, tali caratteristiche non siano del tutto rispettate, allora occorre intervenire immediatamente su due fronti:

• l’innovazione o l’introduzione di nuovi strumenti informatici a supporto del processo
• la certificazione dell’affidabilità delle informazioni presenti nei sistemi informativi e contabili dell’azienda

Mossa n°6: innovare gli strumenti informatici a supporto del processo

In diversi casi l’implementazione (o la revisione) del processo di programmazione e controllo dei flussi di cassa può essere agevolata dall’inserimento in azienda di nuovi strumenti informatici o applicativi oppure dal miglioramento di quelli già presenti. In tal senso, i principali strumenti informatici che intervengono sul processo sono classificabili in tre tipologie:

• sistemi di home o remote banking: consentono l’aggiornamento in tempo reale della situazione della liquidità e/o dell’utilizzo degli affidamenti concessi dagli istituti di credito con cui l’azienda lavora
• software di gestione della tesoreria: supportano le attività operative aziendali relative ad incassi (ciclo attivo), pagamenti (ciclo passivo) e movimenti bancari (ciclo finanziario)
• software o applicativi di pianificazione finanziaria: aiutano l’azienda a costruire e ad aggiornare in qualsiasi momento il budget dei flussi di cassa e i cruscotti di controllo finanziario

È quindi fondamentale dotarsi degli strumenti mancanti, o innovare quelli già presenti in azienda. L’investimento tecnologico consentirà all’azienda di ottenere in tempi brevi un ritorno finanziario facilmente misurabile.

Mossa n°7: certificare l’affidabilità delle informazioni utilizzate

Innovare gli strumenti informatici, tuttavia, non è sufficiente a garantire l’affidabilità delle informazioni.  Può capitare che le informazioni presenti nei sistemi contabili siano di bassa qualità. Alcuni esempi possono essere: scadenzari “sporchi”, condizioni di incasso e pagamento non aggiornati, anagrafiche clienti e fornitori sbagliate. Non c’è nulla di più pericoloso in azienda, che utilizzare informazioni sbagliate per prendere decisioni strategiche. In tali casi, sarebbe meglio non implementare alcun processo di programmazione e controllo finanziario, ma gestire l’azienda “a vista”.

Se le informazioni che possediamo sono di bassa qualità, la cosa migliore da fare è migliorarne l’affidabilità. Questo richiederà un intervento più o meno impegnativo nelle prime fasi del progetto; tuttavia, i risultati di questa riqualifica saranno permanenti. Inoltre, della maggior affidabilità delle informazioni ne beneficeranno, in modo immediato e significativo, tutti i processi aziendali.

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