Le 10 mosse per migliorare la programmazione e il controllo dei flussi di cassa in azienda: l’esecuzione

Ti ho spiegato perché è  fondamentale per qualsiasi azienda, implementare un processo strutturato per la programmazione e il controllo dei flussi di cassa e rimuovere tutte le possibili resistenze al cambiamento. In questo articolo ti voglio spiegare come anche tu, nella tua azienda, puoi progettare e implementare un processo di programmazione e controllo dei flussi di cassa efficiente ed efficace.

Linee guida migliorare i flussi di cassa nella tua PMI

La metodologia che ti descrivo è il frutto di progetti che ho realizzato personalmente in tantissime PMI, di diverse dimensioni e appartenenti ai più disparati settori. È quindi una metodologia testata sul campo, e che puoi applicare anche tu a partire da oggi. Questa metodologia consiste in 10 mosse, che per comodità dividerò in 3 categorie:

1. l’organizzazione
2. gli strumenti
3. l’esecuzione

È fondamentale affinare, strutturare e verificare le attività e i risultati ottenuti

Mossa n°8: affinare il processo di budgeting economico e finanziario

Una volta messi a punto gli strumenti e la reportistica e verificata l’affidabilità delle informazioni, il gruppo di lavoro può finalmente avviare il processo di programmazione finanziaria. L’obiettivo di questa fase del lavoro è quello di costruire il budget finanziario mensile, ovvero la previsione di entrate e uscite di cassa mensili per i prossimi 12 mesi. Tale attività è abbastanza complessa e delicata, e richiede alcuni passaggi in più rispetto a quella più diffusa di costruzione del budget economico. Tali passaggi possono essere svolti seguendo l’iter seguente:

• Costruzione del budget delle vendite: dettagliato in base ad una dimensione di analisi che abbia senso per l’azienda (mercato, area, agente, cliente, prodotto, …) e mensilizzato in base alla stagionalità e regole precise
• Costruzione del budget dei costi caratteristici: dettagliato in base ad una dimensione di analisi (natura dei costi, comportamento in relazione ai volumi, centro di costo, …) e mensilizzato in base a regole precise
• Assemblaggio dei due budget precedenti e costruzione del budget economico della gestione caratteristica
• Passaggio dalla logica economica a quella finanziaria, attraverso l’applicazione a ricavi e costi delle rispettive aliquote IVA, e la successiva applicazione a ricavi e costi “ivati” delle rispettive ipotesi in termini di condizioni di incasso
• Costruzione del budget finanziario della gestione caratteristica mensilizzato e assemblaggio del budget finanziario della gestione caratteristica mensilizzato con i piani di rimborso di finanziamenti e/o leasing, i piani degli investimenti e le previsioni di altre entrate e uscite di cassa non legate alla gestione
• Rilascio del budget finanziario mensilizzato

Se tali passaggi vengono svolti correttamente, l’azienda a questo punto disporrà di uno strumento molto raffinato, che potrà essere utilizzato sia per prendere decisioni strategiche in sede di budgeting, sia per poter svolgere le attività periodiche del gruppo di lavoro in sede di programmazione e controllo dei flussi di cassa.

Mossa n° 9: strutturare le attività periodiche del gruppo di lavoro

In corso d’anno dovranno quindi essere previste alcune attività periodiche, in parte svolte in autonomia dal responsabile del processo, in parte dal gruppo di lavoro in modo collegiale. Per semplicità il processo può essere distinto in tre momenti principali:

• prima degli incontri del gruppo di lavoro: il responsabile del processo svolgerà un’attività di misurazione e controllo della situazione della cassa e dei flussi finanziari generati o assorbiti nell’ultimo periodo, e aggiornerà la programmazione finanziaria a breve e a medio periodo, integrando le informazioni presenti nei sistemi gestionali (saldi banche, scadenzari, …) con quelle previsionali provenienti dal budget finanziario mensilizzato
• nel corso degli incontri periodici: il gruppo di lavoro condividerà i risultati ottenuti e l’andamento dei flussi di cassa rispetto all’incontro precedente, esaminerà le previsioni di entrate e uscite di cassa per il breve (mese in corso) e il medio periodo (prossimi mesi) e definirà gli obiettivi da raggiungere, le azioni da attivare per raggiungerli (cosa è necessario fare?) e le relative responsabilità (chi lo deve fare?) e scadenze (entro quando?)
• successivamente agli incontri: il responsabile del processo dovrà dar seguito a quanto condiviso, in termini sia di monitoraggio costante dei flussi di cassa e dell’avanzamento delle iniziative condivise, sia di reporting verso la Direzione e verso il gruppo di lavoro dei risultati ottenuti.

La periodicità e la frequenza degli incontri del gruppo di lavoro dipenderanno dalla situazione in cui si trova l’azienda e dalla maggiore o minore urgenza di programmazione e controllo dello stato di cassa. Perché il processo sia efficace e generi ricadute positive sull’operatività aziendale, è consigliabile mantenere una frequenza degli incontri del gruppo almeno mensile.

Mossa n° 10. Verificare e valutare costantemente i risultati ottenuti

Perché il processo di programmazione e controllo finanziario generi ricadute operative sull’attività dell’azienda e delle risorse coinvolte, è necessario approfondire fin da subito gli aspetti relativi a:

• la valutazione dei risultati ottenuti: i criteri in base ai quali valutare periodicamente il lavoro svolto, sia a livello azienda che a livello dell’operato delle singole risorse
• i meccanismi di ricompensa: le ricadute che verranno generate a fronte della valutazione dei risultati, in termini sia positivi (“ricompense”, non necessariamente economiche) che negativi (“penalizzazioni” anche in questo caso non necessariamente economiche).

Se non si chiude il “ciclo” della programmazione e controllo con questi elementi, tutte le attività fatte dall’azienda, dal responsabile del processo e dal gruppo di lavoro saranno finalizzate esclusivamente a produrre della nuova reportistica, sicuramente utile ma poco funzionale al miglioramento dei risultati aziendali.

Ora che ti ho illustrato le 10 mosse hai tutte le informazioni, gli strumenti e le linee guida operative per iniziare a progettare, implementare o rivedere all’interno della tua azienda il processo di programmazione e controllo dei flussi di cassa.