Controllare ed organizzare i flussi di cassa

Le 10 mosse per migliorare la programmazione e il controllo dei flussi di cassa in azienda: l’organizzazione


Ti ho spiegato perché è fondamentale per qualsiasi azienda, avviare un processo strutturato migliorare i flussi di cassa e la prima regola basilare da seguire è rimuovere tutte le possibili resistenze al cambiamento. In questo articolo ti voglio fornire le 10 mosse per controllare ed organizzare i flussi di cassa della tua PMI.

Linee guida per controllare i flussi di cassa

La metodologia che ti descrivo è il frutto di progetti che ho realizzato personalmente in tantissime PMI, di diverse dimensioni e appartenenti ai più disparati settori. È quindi una metodologia testata sul campo, e che puoi applicare anche tu a partire da oggi per controllare ed organizzare i flussi di cassa. 

  1. l’organizzazione
  2. gli strumenti
  3. l’esecuzione

La fase di organizzazione e le 4 mosse primarie

Mossa n°1: definire gli obiettivi finanziari dell’azienda

La programmazione e il controllo dei flussi di cassa non sono attività tipiche dell’ufficio amministrazione e finanza. Ma per comprendere tale affermazione è necessario porsi questa domanda: perché dovresti modificare il modo in cui lo hai sempre fatto finora?

La risposta può essere soltanto una: perché sono cambiati gli obiettivi dell’azienda rispetto al passato. In effetti, in base alla mia esperienza, un progetto di questo tipo viene avviato nella maggior parte dei casi all’interno di aziende che si trovano in una fase di forte discontinuità come, situazioni di tensione finanziaria, di forte crescita dimensionale (per linee interne o per linee esterne) o di ristrutturazione interna. In tali situazioni la pianificazione e il controllo periodico dello stato di cassa deve rientrare nei compiti della direzione aziendale. Essa deve avviare il progetto e presidiarne l’avanzamento, partendo dalla definizione degli obiettivi finanziari dell’azienda.

Chiediti quindi: qual è l’obiettivo di breve e di medio periodo della tua azienda in termini di flussi di cassa? Le risposte ovviamente possono essere le più disparate: mantenere un certo livello di disponibilità liquide senza incrementare l’indebitamento con le banche, generare entro fine anno un certo quantitativo di nuova liquidità, ottimizzare la gestione dei flussi di cassa all’interno di un gruppo di società, ecc.

Mossa n°2: Assegnare le responsabilità organizzative sul processo

Sarà necessario indentificare una figura responsabile delle fasi di implementazione o di revisione del processo di programmazione e controllo finanziario, che abbia quindi una responsabilità “di progetto”.

È altrettanto importante assegnare le responsabilità “di processo” a chi dovrà garantire che quanto implementato venga gestito in modo corretto e continuativo in azienda. Nelle piccole e medie aziende questa figura spesso coincide con il responsabile amministrativo e finanziario; in aziende più strutturate può essere il responsabile tesoreria o il controller oppure, quando non si disponga di una figura adatta in azienda, un gruppo appositamente costituito e composto da più figure aziendali.

In ogni caso ti consiglio di tenere a mente due cose fondamentali in questa fase:

  • le responsabilità organizzative sul progetto e sul processo devono essere chiare e definite fin da subito
  • le figure incaricate di tali responsabilità devono possedere le competenze e le deleghe necessarie per poter presidiare tutte le attività da svolgere e coordinare le risorse da coinvolgere

Mossa n°3: Costruire il gruppo di lavoro e coinvolgere le risorse

Sarà fondamentale indentificare le figure responsabili, sia nelle fasi iniziali di progettazione e implementazione, che in quelle successive di presidio del processo. Anche in questo caso non ti posso dare delle regole universalmente valide, se non quella di coinvolgere direttamente tutte le figure aziendali che possono incidere sulle performance finanziarie dell’azienda. Ci sono casi in cui il team risulta composto dalle poche figure che ricoprono i ruoli apicali o casi in cui vengono coinvolte molte risorse anche operative, come in gruppi o aziende di una certa dimensione. È fondamentale che fin dalle prime fasi del progetto vengano identificate tutte le risorse che dovranno essere coinvolte e che venga loro comunicato in modo chiaro:

  • gli obiettivi dell’azienda e i motivi per cui viene avviato un progetto di tale portata
  • i motivi per cui si è deciso di coinvolgerle
  • i principali cambiamenti organizzativi e operativi che verranno introdotti
  • i contributi al progetto che l’azienda si aspetta da parte di ciascuno

Mossa n°4. Rivedere i flussi di attività e le procedure interne

Se i passi precedenti sono stati svolti in modo corretto ora l’azienda dispone delle risorse organizzative necessarie ad avviare il progetto e a garantirne l’avanzamento. La prima attività che il team deve affrontare è una diagnosi della situazione di partenza, che può essere svolta mediante interviste a tutte le risorse coinvolte sul processo, finalizzate a rilevare:

  • flussi di attività relativi ai processi di programmazione e controllo finanziario
  • le procedure interne seguite
  • carichi di lavoro delle risorse coinvolte
  • gli strumenti informatici utilizzati
  • la documentazione e la reportistica prodotta
  • le principali criticità attuali
  • le principali proposte di miglioramento

L’obiettivo di tale diagnosi è quello di mappare i flussi di lavoro nella situazione di partenza, ridisegnare quelli nella situazione desiderata a regime e individuare i principali cambiamenti da apportare. In molti casi, soprattutto in aziende di dimensioni medio-grandi, è importante che questi aspetti vengano formalizzati all’interno di manuali organizzativi e/o procedure operative, e trasferiti in modo chiaro a tutte le risorse il cui lavoro subirà dei cambiamenti rispetto al passato.

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