Le 2 aree aziendali dove trovare i costi da abbattere
Ridurre i costi è sempre importante, ma lo è ancora di più in situazioni economiche incerte: per abbattere i costi e recuperare efficienza, è indispensabile agire su due aree principali: l’area delle inefficienze organizzative e l’area delle inefficienze produttive.
Le prime sono comuni a tutte le tipologie di impresa e sono legate ai maggiori costi derivanti da una non ottimale struttura organizzativa, e spesso da flussi di lavoro mediocri; le seconde invece sono tipiche dei settori industriali e imputabili spesso al malfunzionamento e al cattivo impiego di alcuni fattori produttivi.
Sono Davide Mondaini, fondatore di Mondaini Partners, uno studio boutique di consulenza strategica specializzato in interventi di riorganizzazione e sviluppo e rilancio di medie e piccole imprese a imprenditori e familiari.
Quando si vuole analizzare l’efficienza globale di un’azienda, specie se manifatturiera o comunque operante in un settore industriale, serve una specifica metodologia che, a ben vedere, altro non è che una modalità di raccolta organizzata per elaborare informazioni a consuntivo, individuare le criticità e successivamente intervenire. Agire su tali criticità significa spingere l’azienda verso un’organizzazione agile, dove lo snellimento della struttura organizzativa si basa sul presupposto che le attività assorbano risorse e i prodotti consumino attività.
Per analizzare le inefficienze organizzative occorre dunque partire da una puntuale raccolta delle informazioni, da cui non si scappa. Il presupposto per tale raccolta è la conoscenza di tutte le attività svolte dalle persone che operano in azienda, sia a livello di dirigenti, sia a livello di operai di linee, e spesso il modo più semplice ed efficace è proprio quello di coinvolgerli spesso con interviste individuali, o anche attraverso la raccolta di informazioni strutturate, utilizzando questionari mirati. Ogni persona coinvolta dovrà quindi segnalare tutte le attività che svolge e, per ogni attività, fornire alcune informazioni chiave, come ad esempio la frequenza con la quale svolge una determinata attività, l’impiego in termini di tempo, quindi cioè le ore dedicate a quella specifica attività, piuttosto che le criticità incontrate nello svolgimento del proprio compito, e tutti quegli impedimenti, appunto, che non consentono di svolgere un lavoro con efficienza e con efficacia.
Terminata questa prima fase di raccolta di tutte le attività all’interno dell’azienda, diventa fondamentale comprendere e organizzarle in un numero limitato di processi gestionali, ovvero dopo aver individuato i processi gestionali dell’azienda e rispetto a essi avere collocato, avere legato le attività, sarà possibile determinare i relativi costi e determinare quali sono gli aspetti più importanti, più critici, lungo i flussi di lavoro. A questo punto, infatti, entra in gioco l’analisi delle situazioni critiche. Questa è un’attività molto importante: l’analisi quindi di tutto ciò che possiamo considerare un malfunzionamento come per esempio i tempi morti, o lo stesso valore delle attività svolte con l’obiettivo di individuare spunti di miglioramento e azioni di recupero dell’efficienza.
Dopo aver esaminato le iniziative possibili per abbattere i costi nella prima area aziendale, ovvero quella della struttura organizzativa nel suo complesso, vediamo ora insieme invece come andare a comprendere le inefficienze produttive industriali.
Come ho detto, nelle aziende, le inefficienze più importanti, più gravi, spesso si nascondono, come si dice, dentro la fabbrica, ovvero all’interno dei processi più propriamente produttivi, ed è qui che occorre andare a lavorare con metodo e rigore; queste inefficienze riguardano principalmente perdite di tempo, guasti agli impianti, tempi di inattività, riduzione della velocità di lavorazione e anche spesso la presenza di difetti dovuti al processo delle rilavorazioni, così come al rendimento ridotto nella fase di avviamento degli impianti.
Ci sono quindi diversi malfunzionamenti che vanno compresi, analizzati, e anche per questa tipologia di inefficienze l’analisi parte dalla raccolta puntuale delle informazioni, che può avvenire, semplificando, attraverso due differenti approcci in maniera puntuale, applicando la misurazione dei tempi e dei metodi, oppure in maniera statistica, applicando la metodologia detta Work sampling o miglioramento statistico, ovvero l’analisi di un campione casuale di rilevazioni.
La prima metodologia è di gran lunga la più applicata in ambito aziendale, e consiste di fatto nella rilevazione e registrazione dei tempi di lavorazione di ogni singolo operatore nell’arco della giornata: questi tempi sono poi confrontati con specifici coefficienti riferiti ai cicli di lavorazione, così da poter valutare il tempo di lavorazione complessivo di ciascun pezzo.
La strada alternativa a questa metodologia, basata invece sulla statistica è quella del World sampling o campionamento statistico. Questa tecnica si basa sulla determinazione dei tempi di produzione, partendo dall’analisi statistica di un numero sufficientemente alto di rilevazioni istantanee casuali.
In conclusione ridurre i costi aziendali, come abbiamo visto, passa quindi da due differenti aree di intervento: l’area legata alla struttura organizzativa e quella più connessa ai reparti produttivi. Inoltre, una delle attività chiave per entrambe queste tipologie di analisi consiste sempre in una puntuale misurazione applicando metodi e strumenti specifici.
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