ORGANI: ASSEMBLEA, CDA, AU, COMITATO

L’Assemblea dei soci è l’Organo costituito dagli azionisti (per comodità con questo termine farò riferimento anche ai soci di Srl che detengono quote e non azioni) che si riuniscono in conformità con le disposizioni normative vigenti.

Le disposizioni di legge che regolano le società commerciali: società a responsabilità limitata e società per azioni, stabiliscono le modalità di funzionamento delle assemblee, chi le deve convocare, quando le si considerano legalmente costituite, chi può assistere, quali sono i diritti di voto esercitabili, quali le regole che definiscono la rappresentanza, chi le deve presiedere, come vanno regolamentati i diritti di informazione, i verbale, ecc…

Ciò premesso, i temi che interessano maggiormente questo libro non sono quelli “legali”, ovvero regolamentati dal codici civile e dalle leggi vigenti. Anche perché su tutti questi aspetti gli avvocati e soprattutto i commercialisti, nell’esercizio della loro attività professionale si fanno carico di assistere adeguatamente le aziende loro clienti, bensì i temi centrali che voglio esplorare sono relativi piuttosto ai diritti degli azionisti che il management ed in particolare il consiglio di amministrazione devono rispettare.

Ma quali sono questi diritti?

I diritti principali degli azionisti

Ogni società ha un azionariato (o nel caso di Srl, soci che possiedono quote) composto da individui e/o organizzazioni/società.

Gli interessi, gli obiettivi, gli investimenti, le decisioni riguardanti l’impiego delle risorse, di ognuno di loro sono svariati e non possono essere gestiti naturalmente attraverso un “perenne referendum” fra azionisti.

Ne discende la necessità di delegare la responsabilità su temi come la strategia aziendale e la gestione globale delle società. Ma non va mai dimenticato che la legge definisce l’Assemblea organo sovrano e quindi le assegna la più alta capacità di decisione.

Gli azionisti hanno diritto di:

✓ vendere o trasferire le proprie azioni;

✓ ricevere informazioni rilevanti sulla società con cadenza periodica;

✓ partecipare ed essere adeguatamente informati in merito alle decisioni che comportino cambiamenti fondamentali per la società come nei seguenti casi:

➔ le modifiche dello statuto e dell’atto costitutivo,

➔ le autorizzazioni per l’emissione di nuove azioni o la riduzione del capitale,

➔ le transizioni straordinarie che portano alla vendita della società,

➔ lo scioglimento della società;

✓ partecipare e votare nel corso dell’Assemblea degli azionisti;

✓ disporre con regolarità di adeguate informazioni sulla data, il luogo, l’ordine del giorno dell’Assemblea e ricevere un’informativa dettagliata e periodica sulle questioni da trattare;

✓ relativamente all’Assemblea, avere l’opportunità di formulare domande e introdurre punti da dibattere nell’ordine del giorno;

✓ votare personalmente o per delega, conferendo lo stesso valore a tutti i voti emessi;

✓ essere informati sui criteri di governo dell’impresa;

✓ conoscere eventuali patti di sindacato che permettono ad alcuni azionisti di esercitare un controllo superiore a quello che discenderebbe dalla propria partecipazione azionaria;

✓ designare i membri del consiglio di amministrazione;

✓ partecipare agli utili della società;

✓ ricevere un trattamento equo anche se azionisti di minoranza.

I diritti elencati in questa lista, a ben vedere, rappresentano il minimo che possa pretendere chi abbia conferito capitale in una società.

In un’azienda, appare chiaro che non è lecito chiedere a qualcuno di investire nel business e, una volta che abbia sottoscritto il capitale, dimenticarsi di lui.

Altri diritti degli azionisti-soci

In relazione a quanto premesso, coloro che vogliono accogliere un nuovo socio devono sapere quindi che questi avrà una serie di primari diritti, diritti che vanno inoltre adattati alla realtà aziendale.

Inoltre, con specifico riferimento alle imprese familiari, ci sono azionisti che lavorano e che hanno responsabilità dirette e azionisti la cui relazione con l’impresa non va oltre l’investimento del capitale. Indipendentemente dal fatto che questo sia stato conferito direttamente o ereditato.

In questi specifici casi, la configurazione dei diritti degli azionisti include anche altri aspetti.

I soci (anche quelli non coinvolti nella gestione) hanno infatti anche il diritto di:

✓ conoscere il costo dell’esercizio del consiglio di amministrazione per la direzione dell’azienda, includendo il pacchetto retributivo di ogni amministratore;

✓ conoscere la retribuzione della direzione esecutiva dell’impresa (del management di riferimento);

✓ conoscere la retribuzione di tutti quei membri della famiglia dell’imprenditore che hanno un posto di lavoro in azienda;

✓ approvare gli investimenti ad alto impatto sui risultati nonché sul livello di indebitamento della società. In ogni caso, è raccomandabile stabilire un importo minimo (e inserire tale limite nello statuto) a partire dal quale gli azionisti abbiano questo diritto limitando così i poteri del consiglio di amministrazione. L’accordo su questo importo va preso in Assemblea;

✓ nominare i sindaci e i revisori dei conti;

✓ nominare gli amministratori sulla base di un rapporto di valutazione sull’adeguatezza dei candidati e delle necessità del consiglio di amministrazione. Su questi delicati aspetti, se ritenuto opportuno, potrà essere consultato, come dirò in seguito, un professionista indipendente;

✓ conoscere indicativamente almeno una volta ogni tre anni, il valore dell’azienda sulla base di un rapporto elaborato da un consulente specializzato.

I diritti esposti sono stabiliti anche al fine di aumentare la trasparenza dell’azienda e facilitare le buone relazioni tra gli azionisti con responsabilità di gestione e gli altri.

La partecipazione attiva degli azionisti-soci

Spesso sono utilizzati due argomenti per giustificare il non sufficiente rispetto dei diritti degli azionisti e sono: da un lato la loro mancanza di formazione che incide negativamente sulla capacità di contribuire alle decisioni o decidere su temi che li riguardano e, dall’altro, il fatto che gli azionisti si attendono spesso solo una redditività sotto forma di dividendi, senza interessarsi dell’andamento della società.

A fronte di queste due situazioni, molto frequenti nella realtà, si pongono due alternative: giustificarle e pertanto accettarle ritenendo di non poter intervenire oppure, al contrario, cercare di contrastare questa apatia e spingere gli azionisti a interessarsi al loro investimento.

Se si opta per la seconda alternativa, nel caso di mancanza di formazione, la soluzione consiste nell’insegnare agli azionisti almeno il minimo indispensabile perché possano analizzare, comprendere la realtà dell’azienda e allo stesso tempo fare uno sforzo per comunicare in modo intellegibile e chiaro, senza per questo essere meno rigorosi.

Nel caso di mancanza di interesse (tranne che per l’aspettativa di reddito) la soluzione consiste nello stimolo della motivazione, che può essere accresciuta solo con l’informazione, il tentativo va fatto pur sapendo che il successo non è garantito.

Su questa linea sono state avanzate, dagli addetti ai lavori diverse proposte come quella di organizzare seminari informativi per gli azionisti, inviare periodicamente circolari informative sull’andamento della società, sui programmi e in modo particolare sui temi relativi al governo dell’azienda.

Di particolare interesse sono le proposte che prospettano la creazione di un processo aziendale strutturato e dedicato, la cui finalità è di mettere a disposizione in qualsiasi momento l’informazione considerata.

Il vantaggio di questo sistema è che allo stesso tempo si facilita il lavoro del consiglio di amministrazione, dal momento che mette a loro disposizione un ulteriore strumento per soddisfare la richiesta di informazione degli azionisti.

Tuttavia, le proposte di incentivazione che ho appena formulato hanno un raggio d’azione molto limitato. La loro finalità infatti si limita a stimolare la partecipazione degli azionisti in modo da generare maggior fiducia e minimizzare la possibilità di conflitti e malintesi, soprattutto fra membri della famiglia coinvolti nella gestione e altri membri della famiglia non coinvolti.

In ogni caso, queste eventuali attività devono essere sottoposte a una rigorosa analisi costi benefici, in modo da evitare che, ciò che dovrebbe essere concepito come un investimento, finisca per trasformarsi in una spesa inutile.

Il consiglio di amministrazione

Il consiglio di amministrazione costituisce una delle possibili formule di amministrazione delle società commerciali.

Il nostro sistema normativo non presenta una definizione esplicita del concetto di amministrazione. Il codice civile stabilisce che agli amministratori è affidata in via esclusiva la gestione dell’impresa sociale e che ad essi spetta compiere tutte le operazioni necessarie per l’attuazione dell’oggetto sociale.

Lo stesso Codice, inoltre, contribuisce a delineare ciò che il legislatore intende con il termine amministrare. Quando, nel citare i protagonisti dell’attività gestionale, ovvero gli amministratori nella forma scelta dalla società: amministratore unico o consiglio di amministrazione, stabilisce che essi debbano svolgere il proprio compito con la diligenza richiesta dalla natura dell’incarico e dalle specifiche competenze.

Ora, adottando un approccio meno giuridico e più aziendalistico, si può affermare che una delle accezioni di amministrazione è governare.

Conseguentemente, il consiglio di amministrazione (o l’amministratore unico) è l’Organo che governa l’impresa e ciò implica, come ho illustrato nella introduzione al libro Governance e Famiglia, essere investiti dalla responsabilità di definire e controllare che, insieme alla terza responsabilità, che è quella di fungere da anello di congiunzione con gli azionisti e management, costituiscono le funzioni generali di governo.

In altre parole, il consiglio di amministrazione è deputato, tra l’altro, alla supervisione del lavoro svolto dal management, senza che tale contrapposizione di ruoli debba necessariamente essere visto in termini antagonistici.

La responsabilità del consiglio di amministrazione

Gli amministratori devono svolgere il proprio compito facendo attenzione ai seguenti aspetti:

✓ disporre di informazioni complete, agendo in buona fede, con diligenza, lealtà e sempre nell’interesse dell’azienda e dei suoi azionisti;

✓ il Cda deve comportarsi in modo equo con tutti gli azionisti anche nel caso di decisioni che possano avere effetti diversi su differenti gruppi di essi;

✓ deve assicurare il rispetto della legge tenendo in considerazione, in ogni momento, gli interessi degli stakeholders.

Il Cda deve esercitare le seguenti funzioni chiave:

➔ Il concepimento e la revisione della strategia dell’azienda;

➔ la redazione dei principali piani d’azione, i budget annuali e i business plan, la definizione degli obiettivi di risultato e la politica dei rischi, il controllo del loro conseguimento, la supervisione delle principali spese e l’acquisizione / alienazione di immobilizzazioni;

➔ la selezione, retribuzione e controllo e, quando necessario, sostituzione dei manager chiave e la supervisione dei piani di successione;

➔ la remunerazione dei manager chiave e dei membri del consiglio di amministrazione, assicurando la trasparenza e la rigorosità del processo di designazione degli amministratori;

➔ la supervisione e soluzione di possibili conflitti tra la direzione, i membri del Consiglio e gli azionisti, incluso l’uso fraudolento dei beni aziendali e gli abusi in transizioni tra parti correlate;

➔ la garanzia dell’integrità del sistema contabile e del bilancio della società, inclusa la certificazione da parte dei professionisti indipendenti e l’implementazione di sistemi di controllo adeguati;

➔ la supervisione dell’efficacia delle politiche di governo, in coerenza con le quali opera, e l’applicazione dei cambiamenti necessari;

➔ la supervisione del processo di comunicazione e la politica di informazione;

➔ il consiglio di amministrazione deve essere capace di esercitare un giudizio obiettivo sugli affari dell’impresa in modo indipendente, in particolare rispetto ai gruppi di soggetti strettamente legati all’impresa, manager, azionisti di riferimento, familiari;

➔ i membri del consiglio di amministrazione devono avere regolare accesso ad un’informazione precisa e rilevante al fine di poter esercitare nel migliore dei modi le loro funzioni;

Le responsabilità del consiglio di amministrazione, così stabilite, definiscono cosa deve essere affrontato, controllato e come esercitare queste funzioni. Si può quindi intendere la loro elencazione come una lista prescrittiva o alternativamente, e questa è la linea che voglio privilegiare, come il contenuto sostanziale nell’ambito della conduzione dell’azienda.

Le specifiche responsabilità del Cda nell’ambito dell’azienda familiare

La conduzione aziendale, intesa nel modo in cui è appena stata definita, è uguale per tutte le aziende commerciali e naturalmente anche quelle familiari. Tuttavia, in considerazione delle loro caratteristiche e con le finalità di garantirne la continuità, nelle imprese a base familiare occorre in particolare:

✓ assicurare la successione del leader, che di solito è presidente e amministratore delegato, sia da parte di un membro della famiglia dell’imprenditore che da parte di un esterno;

✓ definire l’organizzazione del futuro dell’azienda di famiglia, la continuità generazionale è importante, ma se non si sa dove andare, quali siano la visione, le aspirazioni, le aspettative a lungo termine degli azionisti o se, conoscendole, il consiglio di amministrazione non è capace di trasformarle in azioni concrete e strategiche, non sarà servito a nulla;

✓ assicurare un dialogo efficace fra i familiari coinvolti nella gestione ed i familiari non coinvolti.

Il Comitato di direzione

Il Comitato di direzione non è un organo regolamentato da norme e in ogni azienda può essere definito in modo diverso.

Si tratta dell’Organo preposto all’esecuzione di ciò che è stato approvato dal consiglio di amministrazione.

È presieduto dal massimo responsabile esecutivo dell’azienda che può essere l’imprenditore stesso, l’amministratore delegato o il direttore generale.

Si tratta in ogni caso, di colui che costituisce il raccordo tra il consiglio di amministrazione da cui è delegato e i manager dell’azienda.

Le responsabilità del Comitato di direzione

In relazione a quanto premesso, ciò che ritengo utile evidenziare sono le responsabilità concrete del Comitato nella sua relazione con il consiglio di amministrazione e gli azionisti, ovverosia il Comitato di direzione nel quadro del governo d’impresa.

In quest’ottica, il Comitato di direzione deve:

✓ fornire un’informazione completa al consiglio di amministrazione;

✓ operare in buona fede, con diligenza e lealtà, vigilando sempre sugli interessi dell’azienda e dei suoi azionisti;

✓ ottemperare agli obblighi di legge tenendo conto in ogni momento degli interessi degli stakeholder.

Inoltre deve presiedere le seguenti funzioni chiave:

➔ attuare la strategia dell’azienda, i piani d’azione, l’applicazione della politica dei rischi, il budget, i business plan approvati dal Cda. Conseguire gli obiettivi di risultato, eseguire acquisizioni e dismissioni di immobilizzazioni ecc…;

➔ stabilire le politiche delle diverse funzioni dell’azienda e proporle al consiglio di amministrazione;

➔ coordinare e integrare i risultati delle diverse unità dell’azienda;

➔ applicare procedure adeguate, salvaguardare l’integrità del sistema contabile del bilancio e della società;

➔ applicare la politica della gestione dei rischi e la politica finanziaria approvata dal consiglio di amministrazione;

➔ mettere in pratica il processo di comunicazione, la politica di informazione in accordo con le delibere del consiglio di amministrazione;

➔ mettere a disposizione dei membri del consiglio di amministrazione l’informazione necessaria per l’esercizio delle loro funzioni.

In conclusione, la definizione delle responsabilità del Comitato di direzione fa chiarezza su chi deve fare cosa nella conduzioni dell’azienda, evitando la confusione che spesso si produce tra la funzione di direzione e la funzione di gestione. L’importanza di tale Comitato varia di molto da impresa ad impresa e ciò anche in relazione alla levatura del management ed alla cultura di Governance presente all’interno dell’organizzazione.